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現在位置: Wall Paper 物資支援プロジェクト ネットを利用した物資支援をお考えの方へ [2] システム ー ふんばろうの物資支援のしくみ

[2] システム ー ふんばろうの物資支援のしくみ

震災直後の避難所では「必要な物が届かない(支援物資として用意されていない)」「公平を期すため人数分揃わないと配布しない」「年齢や、性別にあわせた物資の確保が難しい」など、物資の過不足がありました。物資PJはそれぞれの避難所・避難宅が「必要としている物」を募集することにより、できるだけ希望通りの物資を必要な数量だけお送りするシステムを作成しました。

ふんばろう東日本「物資支援プロジェクト」(以下 物資PJ)は、被災地の方々が「今必要としているもの」を募集し、支援者がその物資を送る橋渡しをする活動でした。

震災直後の避難所などでは、
・必要な物が届かない(支援物資として用意されていない)
・公平を期すため人数分そろわないと配布できない
・年齢や、性別にあわせた物資の確保が難しい
など、物資の過不足がありました。また、支援活動の中心となる役所や職員の方も被災したため、混乱もありました。

物資PJではホームページを利用して「必要としている物」を募集することにより、できるだけ希望通りの物資を必要な数量だけお送りするシステムを用意しました。

 

支援物資が届くまで


支援希望者(被災した方)の利用方法

  1. ふんばろう東日本支援プロジェクトの配布したチラシ情報を基に、物資PJへ支援募集を依頼する。(電話、ホームページの入力フォームへ記入)
  2. 物資PJ(物資班)で情報を確認後、掲載基準に沿った物の募集をホームページでよびかける。
  3. 支援物資が届けられ、必要な量が集まったら募集は終了となる。

 

2011年6月頃のwebサイトより

支援者の利用方法

  1. ふんばろう東日本支援プロジェクトの公式サイトにある物資支援ページをみて、支援したい避難所、避難宅を選ぶ。
  2. 物資PJ(避難所問い合わせ班)に避難宅の住所をメールで問い合わせる。
  3. 宅配便などで支援物資を送った後、物資PJ(物資班)へ送付済み物資を報告。

※物資PJ(物資班)では、送付のご報告をいただいた物資をホームページに掲載、必要数を減数し、支援が重複しないようにしました。

2011年6月作成のチラシより

 

物資PJの作業の流れ

  • 被災者あるいはその代理人(支援を必要とする人)からの電話やe-mail、物資PJが設置したインターネット上のメールフォーム、現地スタッフのヒアリングの3つにより必要物資を把握した。
  • 発足当初は現地スタッフのヒアリングがほとんどで、希望されるものはすべて掲載した。
  • 電話回線の復旧と物資PJの存在が被災者側に広まってきたことに伴い、被災者あるいはその代理人からの電話やe-mailが増えた。4か月目からは物資PJ内部でおおまかな掲載基準(例:酒・タバコ禁止、個人での大量募集禁止)をつくり、スタッフが掲載の可否を判断した。
  • その後インターネット回線の復旧に伴い、ネット経由と電話による聞き取りが7:3程度の状況になった。
  • 6か月目からは文書で明確な掲載基準を作成し、物資支援を希望する被災者へも周知するよう努力した。それまでの登録避難宅には郵送で新しい掲載基準を送った。
    ※送付した掲載基準は「課題と提言ー次の災害に備えるために」をご覧ください。

各班の業務内容

物資班 [10〜15人/96人(常時稼働スタッフ/参加人数)]
物資支援PJの統括。主に物資募集ホームページの管理を行い、被災者とのやりとりや、掲載内容の判断などを担当した。
Amazon班 [6〜12人/29人(常時稼働スタッフ/参加人数)]
支援物資の中で、新品対応のものなどを「Amazonほしい物リスト」[ i ]
http://www.amazon.co.jp/gp/registry/wishlist/)というシステムを使って支援した。
復興市場班 [4人/4人(常時稼働スタッフ/参加人数)]
復興市場[ ii ]さん(http://fukkoichiba.comに復興市場向けの支援物資や支援先を紹介することで、支援の迅速化を計った。
避難所問い合わせ班 [5〜8人/29人(常時稼働スタッフ/参加人数)]
支援者からの問い合わせに対応する。支援物資の送り先案内、支援者からのマッチング依頼、避難所とのトラブル対応などを担当した。
マッチング班 [5人程度/30人(常時稼働スタッフ/参加人数)]
個人の支援者から、「こういう物資を支援したいがどこに送ればいいか」という相談があれば、個々に被災された方にも確認してマッチングを行った。
企業や自治体から大量の物資支援のお申し出があった場合も、条件に合う支援先をマッチングした。

[ i ] Amazonほしい物リスト
Amazon.co.jpが提供するサービス。リストに登録してあるものを他の人が購入することでプレゼントしてもらえるというシステム。

[ ii ] 復興市場
支援物資を被災地のお店から購入して被災者へ届ける通販サイト、支援物資のオンラインショップ。

※上記のスタッフ数は物資支援プロジェクトおよびAmazon班で業務に関わった方の実数です。その他の物資支援関連の活動は含みませんので、それらについてはつぎのページをご覧ください。
http://wallpaper.fumbaro.org/results/support1

※Amazonほしい物リスト、復興市場について詳しくはつぎのページをご覧ください。
http://wallpaper.fumbaro.org/busshi/amazon-fukko

利用したネットのシステム

googleドキュメント
https://docs.google.com/document

Googleスプレッドシート(ネット上で利用できる表計算ソフト)、入力フォーム(アンケート形式で入力し集計するソフト)などを主に利用。

被災者からの希望(募集したい物資の情報など)、支援者からの物資支援報告(送られた物資の情報など)、双方の個人情報を管理。
利用方法はExcelに近いため初心者にも使いやすい。
日本各地のみならず海外からのアクセスも可能であり、ファイルを共有することで、世界中から自分の都合の良い時間を利用してボランティア活動をすることが可能だった。
複数のボランティアがチャットで連携しながら同時に 1つのドキュメントの編集作業を行うこともできた。
同時に複数人で作業できる利便さがあるが、操作ミスによるデータ消失を防ぐためこまめなバックアップが必要であった。
Facebook
https://www.facebook.com
主にボランティア同士のコミュニケーション、スタッフの募集、支援協力の呼びかけに利用。
参加しやすく活発にやりとりできる。一方、やりとりがどんどん流れてしまうため、後から検索して情報を得るのが困難。
サイボウズLive
https://cybozulive.com
スタッフ同士のやりとり、作業のQ&A、トラブルの相談などに利用。
スタッフの管理、情報の管理などが容易で重要情報の蓄積に便利。
特に初心者スタッフへの指導や、先輩スタッフによる豆知識などを集め、作業の流れを改善するのに使われた。
メーリングリスト
当初はSNSではなく、スタッフ全員に届くメールを利用していた。
しかし、在宅スタッフは24時間体制で活動しているため、現地入りしているスタッフにも夜間にメールが届く、大量なメールで重要な情報が埋もれるといった課題が早々に起きメールは限定された使い方になっていった。
Twitter
https://twitter.com
西條氏、ふんばろう東日本支援プロジェクト公式のTwitterでの呼びかけで参加したボランティアが多い。支援の呼びかけや支援者とのやりとりにも使われた。
Skype
http://www.skype.com/ja/
無料で利用できるインターネット電話サービス。
テレビ電話機能があるため画像を見ながらの会話が可能。遠隔地に住むスタッフ同士や複数人数での会議や、初心者へ作業の説明をする際に利用した。
Dropbox
https://www.dropbox.com/ja/
写真や文書ファイルなどのデータをインターネット上に保存しておけるサービス。
Webサイト作成時にweb班とのやり取りや、サイズの大きなデータの共有時に使われた。
Plone
http://plone.jp/
ブログを作成・管理するソフト。
「Amazonほしい物リスト」を一覧にして支援まちの物資数と支援済みの物資数を明確にしホームページで支援を求めるするのに利用。
Movable Type
http://www.sixapart.jp/movabletype
ブログを作成・管理するソフト。物資募集サイトを作成するのに利用。
定型デザインを準備し、スタッフが各避難所・被災宅ごとのページに情報を入力し、募集サイトを作成した。

当初、情報を入力する欄が項目ごとに分かれていなかったため、支援先や必要物資を検索しても欲しい検索結果を取得しづらかった。
登録避難宅が増え、支援者が利用する際や大量物資をマッチングする場合に問題となったため、途中で定型デザインを変更し複数の項目にデータを分けた。このときデータの再入力作業が大量に発生した。

 

[左]Mobable Typeの入力マニュアル [右]できあがった支援募集ページ(部分)

物資PJグループのスタッフ構成

リーダー
ふんばろう東日本支援プロジェクトの他チームとの調整、スタッフの管理、個人情報の管理等
サブリーダー
リーダー補助、作業の振り分け、個人情報の管理、マニュアル作成等
メインスタッフ
リーダー補助、更新作業、被災者・支援者との連絡業務など
スタッフ
更新作業、被災者・支援者との連絡業務など

ふんばろう内部で連携した主なグループ

宮城・岩手・福島支部
物資支援をスタートしたときから、避難所へのビラ配り、要望聞き取り、物資の配布などをしていただいた。現地でトラブルが起きたときや、他の団体との連携などもお願いした。
電話班・総合問い合わせ班
代表電話や問い合わせ窓口に来る支援依頼や物資提供などの情報を一手に対応していただいた。被災者からの相談や不安の声などにも親身に対応していただいた。
チームエースなど現地活動団体
東北入りするときに、物資の配布をしていただいたり、様子の心配な個人宅へ訪問してお話しをしていただいた。
こころのケアチーム
不安を訴える方や、感情的になっている被災者の方のお話しを聞いていただいたり、生活困窮状態の方を相談機関につないでいただいた。未経験者は相談されても一緒に悩んだり、精神的に引き込まれてしまうなど対応が難しい場合があった。またストレスやトラブルで疲弊したボランティアスタッフのケアもしていただいた。